Как планировать дела, чтобы повысить личную эффективность

Планирование и личная эффективность: как они связаны

Время — ценный ресурс, а планирование времени — один из ключевых инструментов повышения личной эффективности. Зная о том, как планировать дела, мы начинаем больше успевать, улучшается качество жизни и уходит паника от нехватки времени и массы невыполненных задач с горящими дедлайнами. При планировании выбираются приоритетные задачи, часть работы передается коллеге, а три ежедневных похода на кофе сокращаются до одного — ведь квартальный отчет на носу, а у ребенка вечером еще и утренник — надо все успеть.

Как грамотно планировать дела и почему стоит это делать

Планирование позволяет выделить пару часов на дело, что никак не закончишь или решить вопрос постоянной нехватки времени. Зная о том, как грамотно планировать дела, вы можете:

• убрать из жизни спешку и панику;
• найти время на отдых;
• выполнять бытовые, рабочие и иные задачи более качественно;
• сортировать дела в порядке приоритетности;
• повысить личную эффективность;
• выполнять больший объем работы качественно — это поможет продвинуться по карьерной лестнице.

Приходит понимание того, как правильно расставлять приоритеты, что можно делегировать, отложить или вовсе исключить из списка дел. Планирование увеличивает продуктивность встреч и звонков, результативность работы над задачами. 

Дмитрий запланировал на все выходные ничего не делать и все успел. Вот, что значит грамотное планирование и правильная оценка своих возможностей.

Ставь цели и достигай их!

Прокачай 5 сфер жизни за 30 дней и сделай мощный рывок к целям на сверхскоростях

Рвануть в программу

Как лучше всего планировать дела: советы с примерами

Говоря о том, как планировать дела и все успевать, стоит начать с постановки целей. Цель — это финишный результат, которого вы достигните после решения текущих задач. Цели могут быть разными, например: вы хотите освободить время в плотном рабочем графике для общения с детьми, стремитесь получить повышение или увеличить доход. В рамках планирования важно составить четкий список целей:

• напишите цели, которые хотите достигнуть не только в ближайшее время, но и в перспективе;
• расставьте цели в порядке приоритетности: от самых важных до простых;
• присвойте каждой цели задачи, которые нужно выполнить для ее достижения;
• назначьте срок исполнения для каждой задачи; 
• выявите взаимосвязи между задачами — в дальнейшем, это может помочь сэкономить время.

Хотите получить высокооплачиваемую работу? Это цель. Для ее достижения придется решать задачи: доучить английский язык, пройти курсы повышения квалификации, поработать над личными качествами, привести себя в порядок (обновить гардероб и посетить стоматолога) и т.д. Выполняя задачи, вы становитесь ближе к цели.

Лягушка на завтрак

В книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать» есть рекомендация начинать с самых сложных дел. И это правильно! Не откладывайте решение самых сложных и нежеланных задач на потом, а начинайте с них свой день. «Съев» лягушку на завтрак, вы избавитесь от ощущения тревоги и перестанете думать, что некоторые пункты из списка невыполнимы или вы не решаетесь на них. Совет актуален и для профессиональной, и для личностной сфер: сходите к стоматологу, которого боитесь, а потом — на урок английского, чтобы заранее не передумать. Выделяйте до 1 часа в день на решение таких проблем с утра, и уже через месяц болото трудных дел станет чистым озерцом.

Формулы планирования

В вопросе о том, как планировать дела на день, важно правильно комбинировать задачи разной сложности. На этом этапе целесообразно использовать принцип «1-3-5», пример распределения задач.

Вы можете видоизменять принцип под свои потребности, например, заложить в график 2 сложные задачи, 2 — простые, 4 — среднего уровня сложности. Главное — выбрать такое количество задач, которое вы реально сможете выполнить в течение дня.

Сделал дело — получил приз

Промежуточная мотивация — это то, что позволяет не отходить от намеченного плана и быстрее идти к цели. При планировании дел, продумывайте для себя поощрения — это будет вас мотивировать следовать плану, а значит и повышать личную эффективность. Наградите себя интересной книгой, компьютерной игрой или желанной покупкой. Главное, выбирайте награду, соизмеримую выполненной задаче.

Как планировать дела, чтобы все успевать: причины и примеры ошибок

Казалось бы, просто — бери и пиши, все что надо сделать. Но нет. Рассмотрим на примерах, как планировать дела и ставить цели, каких ошибок стоит избегать.

Стратегические ошибки при планировании

1. Разочарование в конце дня.

Люди планируют только рабочие вопросы, не учитывая бытовые. В этом случае вечером по работе сделано всего два пункта и вы расстраиваетесь, задаваясь вопросом «Как так получилось?». Если же посмотреть на то, что реально было проделано за день (убрали квартиру, отвезли ребенка в школу, сходили к врачу, дважды выгуляли собаку и так далее), то понятно, что работы проделано много, но бытовой. Это говорит о том, что планировать нужно все до мелочей.

2. Важные дела могут быть не сделаны.

Отправить отчет, заплатить за интернет, купить подарок брату, подготовить презентацию, записать собаку к ветеринару — ежедневно скапливаются десятки дел, но только маленькую толику из них можно запомнить, если не зафиксировать. Не обязательно это должен быть бумажный еженедельник. Можно записывать голосовые сообщения, вести заметки в телефоне или пользоваться мобильным приложением. Главное, чтобы было удобно записать в любой момент.

3. Откладывание на потом.

Кажется, что для выполнения приоритетных задач припасено много времени. Например, в течение месяца нужно подготовить презентацию нового продукта компании. Кажется, что месяц — это очень много, можно отложить работу на пару дней, потом еще на 1-2 недели. В итоге за 3-4 дня до сдачи презентации приходит осознание: все сроки упущены — придется работать в авральном режиме днем и ночью, рискуя не успеть. Нельзя откладывать глобальные задачи на потом, лучше брать весь объем работы и составлять понедельный график: 1 неделя — сбор данных и разработка концепции презентации, 2 неделя — создание набросков и уточнение данных, 3 неделя — разработка презентации, 4 неделя — согласование с руководством и доработка замечаний. Ранее планирование помогает избежать чрезмерных нагрузок и горящих сроков. Составить план без ошибок по новому сложном проекту — несбыточная мечта. Чем раньше ошибки в плане найдутся, тем выше вероятность закончить работу в срок — именно поэтому ранее планирование необходимо.

4. Нет смены деятельности.

Выполняя одну и ту же задачу на протяжении длительного времени, вы будете уставать. Испеките за день 500 пирогов, решите 200 математических задач или 12 часов гуляйте с собакой — эти работы еще долго будут вызывать исключительно негативные эмоции и станут причиной выгорания. Лучше чередовать: поработали 1,5 часа — устроили пятиминутку с пешей прогулкой, быстрой зарядкой или разговором по телефону с клиентом. В рамках решения вопроса о том, как планировать дела и время, стоит при планировании закладывать «периоды покоя»: часы для передышки. Такое чередование будет повышать личную эффективность.

5. Чрезмерная многозадачность.

Возможности человека имеют границы. В течение суток нельзя выполнить 20 задач качественно и в срок. Если вы беретесь за большое количество дел или же одно, но непомерно сложное, то все планы будут сорваны. Правильно оценивайте свои возможности — ориентируйтесь не на количество дел, а на качество их выполнения. Используйте формулы планирования из раздела «Как лучше всего планировать дела: советы с примерами».

6. Форс-мажоры.

Изменения в планах могут происходить и под влиянием внешних факторов — от действий безответственного коллеги до вызова в школу по причине плохого поведения ребенка. На этот случай, при планировании стоит учесть несколько часов в сутки для решения экстренных вопросов. Планируйте на эти часы дела, которые можно перенести. В таком случае, если форс-мажор таки произошел, то работа от этого не пострадает. А если форс-мажор не случился — вы сделаете запланированное несрочное дело.

Как эффективно планировать дела: инструменты для систематизации и визуализации

Для правильного планирования, с целью повышения личной эффективности, важны вспомогательные инструменты, позволяющие визуализировать цели, задачи и сроки. Для этого можно использовать:

• мобильные приложения для тайм-менеджмента, где можно вести учет затраченного времени, ставить личные и групповые задачи. Используя приложение, вы можете составлять график дел на день, неделю и даже год. Получаете возможность объединять свой список дел с графиком коллеги, мужа и т. д.;
• доски визуализации дел. Вы будете писать список дел или же наклеивать стикеры, благодаря чему планы всегда будут под рукой с возможностью вносить корректировки;
• электронные таблицы. Можно использовать версию для стационарных компьютеров или облачную, что можно открыть на любом гаджете с подключенным интернетом. Таблицы используют, чтобы составлять графики, расставлять задачи в порядке приоритетности, рассчитывать время и оценивать эффективность работы. 

В качестве хранилища задач можно использовать блокнот или ежедневник, наклейки на холодильник и другие инструменты. Во время работы с хранилищем важна правильная систематизация задач:

• четкое разделение задач, относящихся к разным сферам: быт, работа, личное развитие, хобби, отдых;
• детализация задач по действиям для правильной оценки времени на их выполнение: дорога до школы английского языка — 40 минут, время урока — 60 минут, домашнее задание — 30 минут;
• реализация созадачности. Некоторые задачи можно комбинировать друг с другом без ущерба для результата. Например, нужно прослушать подкаст по английскому языку. Вы можете не выделять на него отдельные 30 минут в день, а выполнить задание по дороге на работу или пока готовите ужин.

Часто люди не могут отключить комплекс отличника, чтобы передавать часть работы коллегам или членам семьи. Дополнительное время поможет выиграть даже банальное бытовое делегирование: не стремитесь выполнять все самостоятельно, привлекайте к уборке, готовке и закупке продуктов членов семьи.

Как и где научиться планировать дела

Если планирование вызывает у вас ощущение легкой паники, а разложить дела по полочкам не удается, то на помощь придут специальные курсы.К примеру, комплекс лекций и занятий «Действуй! Удвойся!», разработанный под эгидой Университета «Синергия». В программу 30-дневного курса включена прокачка пяти сфер жизни, он представляет ценность как для новичков, так и для слушателей с базовым пониманием принципов планирования. Слушателей ожидают онлайн-занятия без привязки к стране и времени, прокачка личностной эффективности и опыт Ицхака Пинтосевича — профессора Университета «Синергия», коуча и основателя компании Isaac Pintosevich Systems. 

Слушатели курса «Действуй! Удвойся!» узнают, как перестать откладывать на потом и как эффективно планировать дела, чтобы повысить личную эффективность.

В заключение

При планировании важно четко обозначить цели, расставить приоритеты задачам и выбрать удобный инструмент планирования, чтобы визуализировать график дел и обеспечить своевременные уведомления. Обязательно и поощрять себя за достижение поставленных целей: отличная мотивация делать больше и предупредите выгорание. Чередуйте периоды интенсива, покоя и удовольствия, чтобы понять на практике, как планировать время и прокачивать личную эффективность.